第一象限是紧急而重要的外贸事务，每一个人包括每一个企业都会分析判断那些紧急而重要的外贸事务，并把它优先解决。
第四象限是既不紧急，又不重要的外贸事务，有志向而且勤奋的人断然不会去做。
2.第二象限和第三象限最难以区分，第三象限对人们的欺骗性是最大的，它很紧急的事实造成了它很重要的假象，耗费了人们大量的时间。
依据紧急与否是很难区分这两个象限的，要区分它们就必须借助另一标准，看这件事是否重要。也就是按照自己的人生目标和人生规划来衡量这件事的重要性。如果它重要就属于第二象限的内容;如果它不重要，就属于第三象限的内容。
3.走出第三象限
具有假象的第三象限因为它的紧急性往往使人们难以脱身，所以人们经常会跌进第三象限而无法自拔。例如，打麻将的时候三缺一，只要一玩起来就很难脱身，而且要耗费很长的时间才能打出结果。
第一象限的外贸事务必须优先去做，第四象限的外贸事务人们不会去做。第三象限的外贸事务是没有意义的，但是又很难缠，因此，必须想方设法走出第三象限。
4.投资第二象限
第一象限的外贸事务重要而且紧急，由于时间原因人们往往不能做得很好。第二象限的外贸事务很重要，而且会有充足的时间去准备，有充足的时间去做好。可见，投资第二象限，它的回报才是最大的。
走出毫无意义的第三象限，把有限的时间投入到最具收益的第二象限去，不要再在第三象限做那些紧急但是不重要的无聊外贸事务了。
四个象限的事务因应其重要性和紧急性，在我们的时间安排中占据比例各不相同，这里给出一个参考比例大家可以对照自己的实际情况进比对分析，第一象限占20%，第二象限占65%，第三象限占10%，第四象限占5%。
这些数值只是反映了一个概念，不可绝对化，因为实际上没有人能过做到准确无误的统计每时每刻所发生的外贸事务所占用时间的绝对量。最后我们总结一下，时间矩阵也叫四象限法是提供给我们一项对待时间管理的工具和概念，让我们在做计划和面对各项事务的时候要有一种良好的态度习惯，不但要有主动积极的态度还要有科学合理的思维习惯。
