外贸跟单流程：与客户联系谈判签约－－－>对客户OEM合约－－－>配合设计部，校对文字－－－>详细填写产品结构表－－－>传真至厂长办公室－－－>产品结构表,包装配置表传真至采购部－－－>产品结构表传真至技术部参考－－－>回传至外贸部存档－－－>工厂及财务各部门审单－－－>外贸部跟进生产进度－－－>将生产进度表传真给客户方－－－>填写验货通知单并传真－－－>验货完毕出货，出单证－－>整单完毕
第一步：与客户联系谈判签约。对客户要求的产品物料包装等各方面内容细节进行整理，形成条理清晰的中英文合约。见附件1（中文销售合同）和附件2（英文销售合同）。
第二步：对客户OEM合约，或者特别要求的，或者其它需要改动的产品形成详细的备注表。内容一般包括：客户信息，货号，货名，规格，数量，单位，CBM,单价，金额，物料颜色，物料香型，交货地址，交货期，付款方式，瓶体及纸盒设计，产品防护需要达到的程度，外包装情况（纸箱是否打包带，生产日期和有效期喷码内容），内包装的保护（是否需要垫板，海绵）以及合约签订地点，时间，合约号码，交货地点，装运码头，唛头，保险，仲裁条款和特别条款等。
第三步：配合设计部，校对文字。由外贸部在2-3天内独立形成书面内容，交由设计部设计，设计部签收，一般要求在交货期前15日设计出来交由印刷厂制版印刷。
第四步：根据合约及生产备注表所要求，详细填写产品结构表，包装配置表。
第五步：产品结构表,包装配置表填写无误后，传真至厂长办公室，注明确切交货日期，以保证发货期。
第六步：产品结构表,包装配置表传真至采购部以备采购。
第七步：产品结构表传真至技术部参考。如客户有特殊要求（配方/香型/物料颜色/包装图样），由技术部根据客户所要求提供产品成分表，添加量百分比，产品特点，使用方法，注意事项以供客户备用。
第八步：工厂办公室/采购部/技术部在收到产品结构表后确认无误，签名，回传至外贸部存档。
第九步：工厂及财务各部门审单，确定外箱情况（规格，喷码，是否打包带），包装及内容物，采购，生产灌装。
第十步：外贸部跟进生产进度，形成书面生产进度表，由工厂如实填写，保证发货期。在部分已生产货物中，工厂提供船头板，由外贸部寄给客户确认，并保留邮寄单据。见附件5（生产进度表）
第十一步：将生产进度表传真给客户方，敦促客户提前汇款。
第十二步：生产完成，填写验货通知单并且传真给客户准备验货。如需要特别认证或由验货机构验货，则验货通知单提前3日通知认证机构或验货机构。
见附件6（验货通知单）
第十三步:验货完毕，验货报告备传真客户结收货款，出货，出单证，整单结束。
附件1：中文销售合同
销售合同
买方：________________卖方：__________________
地址：__________________________________________________________
电话：____________________传真:_______________________合同编号:_______________
签订地点:________________________________签订日期:______________________________
本合同由买卖双方订立,根据本合同规定条款,买方同意购买,卖方同意出售下列商品：
(1)货号码
（2）货名，规格
（3）数量
（4）单价
（5）金额
数量与金额允许溢短装_______%
（6）总金额
大写：
(7)包装：
(8)装运地点;
(9)交货地点:
(10)装运期限：卖方收到%定金后天内装运.如因买方问题导致不能及时出货，买方应付%的日仓储费。
