一般在客户下订Purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。
2.报价：
业务部及时回复客人查询，确定货物品名、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格、 港口 (空运机场)及柜型等，等和客户确定业务时， Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 给客户做正式报价。
3.得到订单：
经过洽谈，收到客户正式的订单 Purchase Order or sales contract。
4.下生产单：
得到客人的订单确认后，给工厂下订单(工厂自己安排生产计划)，安排生产计划。
5.业务审批：
业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后制成工作任务单，交给部门 跟单员 跟进。
6.下达生产通知：
业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：
6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后需业务员和 单证 员分别审查 信用证 ，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人修改L/C。
6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。
6.3：如果是远期L/C, D/A等条款收汇方式的客户(不推荐运用这种方式)，需经总经理确认批准。
7.验货：
7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货(部门 跟单员 跟进)。
7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知外贸部。
7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8.备制基本文件 单证 :
在收到客户正式的订单时，应制作出口合同, 出口商业发票,装箱单，出口货物托运单,核销单, 报关单 , 报关委托书, 报验委托书(工厂的外贸人员还需要准备: 商检换证凭单,纸箱检验单) 等文件.(应由 单证 员制作，交给业务 跟单员 跟进)。
9.商检：
如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票, 装箱单等商检所需资料。而且要告诉工厂产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10.租船订仓：
10.1.如果跟客人签定的合同是 FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期7天之前向货运公司发出书面定仓通知，通常在开船5天前可拿到进仓单。
10.2.如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，到港时间准时,船期时间合适的船公司，并告诉业务员通知客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前一周书面定仓，程序同上。
10.3.如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到进仓单时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。
10.4.向运输公司定仓时，一定要传真书面出口货物托运单，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错.
11.安排拖柜：
(千万记住装柜前要检查集装箱柜里是否有破旧,破损,破裂的地方)
11.1.货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/装柜图纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司监装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份装柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等.
11.2.传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记下装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住封紧锁上.
12.委托报关：
在拖柜前要将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话地址等。
13.获得运输文件：
13.1.最迟在开船后两天内，要将提单补充内容(如果需要修改的话)传真给船运公司或货运代理。提单补充内容要按照L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2.督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。
13.3.及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。13.4. 如果客户是做 FOB 条款的, 应该及时通知客户保险,并将提单副本传真给他.
14.准备其他文件
14.1.商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
