跟单员在这个阶段，必须做好以下主要工作：
1.物流运输的跟踪。在订单完成后，经过检验、报关等环节，货物按预定的舱位装船起运。由于货物运输多数是依靠集装箱运输的，跟单员必须了解集装箱尺寸，合理估算集装箱内货物装载量。
2.报告最终可出口产品数量（包括外箱等包装数量）、体积、重量等数据，配合其他部门（如单证部、储运部）办理租（配）船订舱工作和保险事宜;
3.如果是全程跟单，则需向货运代理或船务代理办理租（配）船订舱，并在运输工具启运前完成保险事宜。在货船离港后，需向货运代理或承运人取得符合要求的运输单据。
十一、制单结汇
在这一阶段中，跟单员必须了解交单议付所需单证的种类，从哪里能得到这些单证;有了单证之后，还需要对单证进行整理，为正确及时制作结汇单证创造条件。
十二、外汇核销与出口退税
按照国家的有关外汇管理规定，出口企业在货物出口和收汇后，必须办理出口收汇核销手续;而出口退税是指一个国家或地区对已报送离境的出口货物，由税务机关将其在出口前的生产和流通的各环节已经缴纳的国内税金（增值税、消费税）等间接税税款退还给出口企业的一项税收制度。
出口退税的单证的主要单证有：出口报关单（出口退税专用联）、出口收汇核销单、银行结汇水单、进货发票、出口销售发票。各种单证的内容（如商品品名、数量、计量单位等）要相互一致，不矛盾，并在规定的时间内向税务机关（国税）办理退税手续。
