一般说来，从出口业务人员的角度来看，出口托运是从租船订舱或是委托出运开始的。
首先，外贸业务人员应根据信用证规定的最迟装运期及货源和船源情况安排委托出运。一般情况应提前5天左右或更长，以便留出机动时间应付意外情况发生。
接下来，填具货物出运委托书或是其他类似单据，办理委托代理租船订舱事宜。如果外贸公司本身开展托运业务，则需填具海运出口托运单、集装箱托运单等。如果外贸公司本身不办理运输业务，则可委托代理订舱，填具货物出运委托书。
货物出运委托书的填写和托运单的有关栏目相同，填写时中英文结合，个别栏目依出口货物不同而异。因此，各公司在印制自己使用的此类单据时，稍有变化，但大体内容基本一致。
日期
委托出运日期。
托运人
填写出口公司中文名称及地址(信用证受益人)。
抬头人
即提单上的抬头人，将来船公司签发的提单上的相应栏目的填写会参照委托书的写法。
如：信用证方式下：
(1) 来证要求：“Full set of B/L made out to order”，提单收货人一栏则应填“To order”。
(2) 来证要求：“B/L issued to order of Applicant”，此Applicant为信用证的申请开证人 Big A. Co.，则提单收货人一栏填写“To order of Big A. Co.”。
(3) 来证要求：“Full set of B/L made out our order”，开证行名称为 Small B Bank，则应在收货人处填“To small B Bank's order”。
通知人
填写信用证规定的提单通知人名称及地址，通常为进口商。
合同号
填写相关交易的合同号码。
运输编号
出口商自行编制用于外运的编号，多数出口商直接以发票号作为运输编号。
银行编号
开证行的银行编号，在与开证行的业务联系中必须引用该编号。
信用证号
填写相关交易的信用证号码，如非信用证方式则不填。
开证银行
根据信用证填写开证银行，如非信用证方式则不填。
付款方式
按出口合同所列的付款方式填写。如：L/C。贸易性质
即贸易方式，共分为7种：一般贸易即正常贸易，寄售、代销贸易，对外承包工程，来料加工，免费广告品、免费样品，“索赔”、“换货”、“补贸”和进口货退回。
贸易国别
填写贸易成交国别(地区)，即进口国。如果通过我国驻港机构与他国成交，应填香港。
运输方式
按实际填写如海运、陆运、空运等方式。
消费国别
填写出口货物实际消费的国家(地区)，通常为进口国。如无法确定实际消费国，可填最后运往国。
装运期限
按出口合同或信用证所列填写。
出口口岸
填写货物出境时我国港口或国境口岸的名称，按合同或信用证所列填写。若出口货物在设有海关的发运地办理报关手续，出口口岸仍应填写出境口岸的名称。
有效期限
按信用证所列填写。信用证的有效期限是受益人向银行提交单据的最后日期。受益人应在有效期限日期之前或当天向银行提交信用证单据。
目的港
填写出口货物运往境外的最终目的港，按合同或信用证所列填写。最终目的港不得预知的，可按尽可能预知的目的港填报。
可否转运、可否分批
按出口合同或信用证所列填写。如果允许分批或转运，则填“是”或“YES”或“Y”，反之，则填“否”或“NO”或“N”。
运费预付、到付
如CIF或CFR出口，一般均在运费预付栏填“是”或“YES”或“Y”字样，并在到付栏填“否”或“NO”或“N”，千万不可漏列，否则收货人会因运费问题提不到货，虽可查清情况，但拖延提货时间，也将造成损失。如系FOB出口，则反之，除非收货人委托发货人垫付运费。
标志唛头
照合同规定填写。唛头即运输标志，既要与实际货物一致，还应与提单一致，并符合信用证的规定。如信用证没有规定，可按买卖双方和厂商订的方案或由受益人自定。无唛头时，应注“N/M”或“No Mark”。如为裸装货，则注明“NAKED”或散装“In Bulk”。如来证规定唛头文字过长，用“/”将独立意思的文字彼此隔开，可以向下错行。即使无线相隔，也可酌情错开。
货名规格
填写货物描述。
件数、数量
分别填写货物的外包装数量与销售数量。比如“370 CARTONS”、"7400 PC"。
毛重、净重、价格币制、单价、总价
按货物的实际情况填写。
TOTAL
填写出口货物的总件数、数量、毛重、净重及价格。
FOB价
填写出口货物离开我国国境的FOB价格，如按CIF、CFR价格成交的，应扣除其中的保险费、运费以及其他佣金、折扣等。以成交币种折算成人民币和美元时，均应按当天中国人民银行公布的汇率折算。
总体积
按货物的实际情况填写。除信用证另有规定者外，一般以立方米（CBM）列出。如：125.36 CBM。
受托人注意事项
填写承运人或货运代理人需注意的事项。
保险险别、保额、赔款地点
根据出口合同或信用证填写。
凡按CIF、CIP条件成交的出口货物，由出口商向当地保险公司逐笔办理投保手续。业务量较大的外贸公司，为简化手续，节省时间，投保时可以此单代替投保单。
海关编号
填写出口商公司的海关代码。
制单员
填写制单员姓名。
受托人名称、电话、传真、委托代理人
受托人的相关信息，出口商不填。
委托人名称、电话、传真、委托代理人
填写委托人的相关信息。
