1.理顺合同条款之间的衔接关系、对应关系在实际业务中，不同的贸易条件使每份合同的要求不同，由于所买卖货物的不同，涉及的当事人不同，双方的具体要求不同等，这就要求我们在签订合同之时，理顺合同条款之间的衔接关系、对应关系，使相关条款之间相互协调一致，环环相扣。比如CNF的交货条款，可以在合同中规定由我们出口方提供提单、船龄、船籍、大副收据、装运通知书等单据，而不应规定出口方提供保险单据；FOB条款，可请求出口方协助进口方安排货物的运输，提供“运费到付”提单，而不应规定出口方提供“运费已付”提单；目的地在内陆且要求海运的，应在合同中作接受联合运输的规定，而不能限制出口方的运输方式单纯为海运；非欧盟等提供普遍优惠的贸易家，可要求提供产地证，但不能规定提供FORM A产地证；……处理好合同条款条款之间的衔接关系、对应关系，减少因条款设置的混乱而导致单据不符点的产生。
2.设置的条款要灵活，便于履约操作对各项条款的设置，不能死板，不能过于繁琐细致，应该灵活，为签约后的履约操作留下足够的空间，减少单据不符点的出现。比如，货物运输应尽量争取可转运、可分批装运，对有些商品，应规定数量溢短装条款及相应的金额的增减幅度，以便于在货物装运时，作为出口方我们就可以比较方便根据实际情况对货物进行数量、航线进行灵活、适当的调整，减少因条款死板而产生的单据不符点。
3.熟悉各种单据的内容，将客户对单据内容的要求控制在出证机构的许可范围内单据作为履约证明，是出口方的收款凭证。对出口方来说，官方机构及其他第三方出具的各种单据，是不可控制的单据。那么，在签订合同之前，出口方就必须了解官方机构及其他第三方出证机构出具单据的相关规定，熟悉他们出具的单据的具体内容：单据表面格式怎样、哪些内容是必须显示的，哪些内容是可以按我们的要求添加的，等等，在签订合同之时，为顺利获取官方机构及其他第三方出证机构出具单据提供必要的平台，减少因设置错误条款而产生的单据不符点。
4.对客户的某些过分要求，切忌随意让步为了促进出口业务的发展，在交易中，适当向客户提供方便、优惠是可以考虑的，但在为客户提供方便的同时，必须为自己签约后的履约留下足够的操作空间，不能使自己陷入履约困境。为了安全及时结汇，在磋商贸易条款时，必须维护自己作为出口人的正当权益，考虑合同条款的设置是否使履约方便、灵活，获取单据是否方便，对客户的某些过分要求，切忌以牺牲自己的权益的为代价，随意做出让步。
这就引发了另外一个值得进出口企业高度重视的问题，那就是，各国法律对于记名提单的法律性质的规定是很不一样的。如法国法律规定，记名提单除采用让与行为外，不能转让。日本法律规定提单为流通证券。我国台湾地区《民法》第628条则规定：“提单纵为记名式，仍得以背书转让他人，但提单上有禁止背书之记载者，不在此限”。《美国统一商法典》规定：承运人交付货物前，只要发货人未有相反要求，在货物已到目的地后，可以将货物交付给提单注明的收货人。武汉海事法院正是据此作出了承运人美国博联公司免责的判决。多米尼加共和国的法律则规定，境内港口的进口货物由港务局直接交付，海运承运人无权也不负责货物的交付，而港务局及海关有权在收货人未交正本提单的情况下交付货物。根据这样的法律规定，广州海事法院作出了以色列船公司无单放货免责的判决。作为原告的出口商因此叹息，因为不了解贸易对方国家的法律而吃了大亏。
其实，在进出口业务中多了解一点对方所在国的法律固然是好，但强求进出口公司通晓各国法律则是不现实的，也是不必要的。作为进出口公司应该了解的是，对于记名提单能否作为物权凭证的问题，即便在中国也是有争议的，在不同的国家，则更会有迥然不同的规定。因此，正确的作法是，除非货款已收回或已决定放弃通过控制物权来确保收取货款，在出口业务中，应慎用记名提单。以下是出口业务中通常可能涉及记名提单的几种情况。
信用证（L/C）要求用记名提单交单。由于信用证付款方式的特点是以银行信用代替商业信用，并以“单单相符、单证相符”作为付款的绝对条件，因此许多出口商往往对于信用证项下记名提单的风险防范不够。实践中，经常有出口商因为单据有不符点被拒付，银行退单后却发现货物已被领走。为了防范这种情况，最好的选择当然是尽可能避免接受要求记名提单的信用证，要求开证人将记名提单改为凭指示的提单，因为后者既可以确保出口商和银行通过提单控制物权，而对于进口商提货又是没有影响的。进口商如果坚持要记名提单，其动机反而是值得怀疑的。如出口商为了拓展业务的需要不得不接受以记名提单交单，应首先通过有关渠道（如国内银行及国内外的业务关系）对开证行的资信情况进行查证，因为通过提单来控制物权对开证行是同样重要的，资信良好的开证行在接受要求记名提单的开证条件时，也必然要对开证申请人即进口商作较为审慎的核查，而且也不会动辄无理拒付。其次，出口商应十分仔细地作好单据，尽可能地避免因“不符点”而被拒付的可能性。最后还要对对方所在国的法律作一定的了解，如美国法律规定记名提单的承运人可以无单放货是以“发货人未有相反要求”为前提，托运人在托运过程中应通过书面方式强调承运人要凭正本提单交付货物并留下证据，以在一但无单放货时追究承运人的责任，当然这是不得已而为之的选择。
通过D/P收汇时对方要求以记名提单进行托收。这种情况应坚决拒绝。因为首先通过D/P方式收款银行只是代为托收并代为保管提单，并不承担付款责任。既然双方选择通过D/P方式，以非记名提单进行托收应是必然的选择。作D/P时主动权在出口方，应坚持只以凭指示提单（空白提单因是对任何提单持有人放货，对于进出口双方安全性都较差所以目前已少用）托收。否则，将可能丧失控制物权的机会。
放单前电汇（前T/T）。本来作为一种先付款、后交货的方式前T/T对于出口商的收款是完全没有风险的，不论采取记名提单的方式甚至电放货物都是可以的。但实际操作中有些出口商会应进口商的要求采取先发运货物并将提单副本传真给对方，在收到T/T付款后再将正本提单寄出的作法。这种情况下如果采用记名提单，仍可能出现出口方不付款而凭提单副本提走货物的情况。所以，在未确定对方已付款前，仍应避免签发记名提单。如进口方要求，可以采取的变通办法是先以非记名提单的方式排载，在收到付款后，再要求承运人签发为记名提单，否则，也有可能出现前T/T名存实亡，丧失收款保障的情况。
