国际贸易涉及多种文件，例如商业文件、财务文件、运输单据、保险文件及其他与国际贸易有关的文件。在处理付运的出口货品时，可签订多达四种合约：出口销售合约、运输合约、财务合约、货物保险合约。因此，必须认识各种文件的功能及其在国际贸易中的用途。
A.商业文件
文件 功用 负责拟备文件者
报价单Quotation 这是售货的报价，应清楚说明价钱、品质详情、货品数量、贸易条款、交货条件、付款方式。 出口商
销售合约(见附录三)SalesContract 这是买方与卖方之间的合约，订明交易细则，具法律约束力，因此在签署前最好先征询法律意见。 出口商及进口商
估价发票ProFormaInvoice 这是货物付运时由供应商提供的发票，作用是通知买家即将付运商品的种类、数量、价值及进口规格(重量、大小及类似的特点)。估价发票不是用来要求买方付款的，但可用于申请进口证、安排外汇或其他财务安排。 出口商
商业发票CommercialInvoice 这是出口商要求进口商根据销售合约支付货款的正式文件。商业发票应说明所售货品的详情、付款方式及贸易条款。商业发票也在货品清关时使用，有时供进口商安排外汇时使用。 出口商
装箱单PackingList 详列付运货品装箱资料的文件。 出口商
检验证明书InspectionCertificate 由独立公证人(检验公司)或出口商就买方或有关国家要求的付运货品规格(包括品质、数量及/或价钱等)发出的报告。 检验公司或出口商
保险单/保险证明书,分保单InsurancePolicy/Certificate 保险单是证明付运货品已投保的保险文件，详述有关保险额的资料。保险证明书证明付运货品已受保于某一开口保单，保障货品在付运途中免受损失或损害。 保险公司/保险代理商/保险经纪
产品测试证明书ProductTestingCertificate 这是证明产品在品质、安全、规格等各方面均符合国际或个别国家技术标准的证明书。 获认可的实验所
卫生证明书HealthCertificate 这是在出口农产品或食品时，由主管国家发出的文件，证明农产品或食品符合出口国的有关法例，以及在付运前检验时完整无损、适合人食用。 出口商
植物检疫证PhytosanitaryCertificate 国际间通常规定进口的植物或种植物料须附有出口国发出的植物检疫证，证明付运货品大致上没有疾病或害虫，并符合进口国现行的植物检疫规例。在香港应向渔农处申请植物检疫证。 出口商
熏蒸证书FumigationCertificate 这是虫害防治证明书，证明有关产品已经过获认可的熏蒸服务商所提供的检疫及付运前熏蒸程序。美国、加拿大和英国的海关都要求来自香港及中国大陆的实木包装材料附有熏蒸证书。 出口商
暂时过境证ATACarnet 这是国际海关文件，用来申请将货品(如国际交易会的展品、货办及专业设备)暂时运进《暂时过境证海关公约》的缔约国时免缴关税。 出口商
领事发票ConsularInvoice 这是有些国家要求的文件，载明付运货品的详情，例如托运人、收货人、价值说明等。这文件由驻外国领事馆人员签署证明，供该国海关人员核实付运货品的价值、数量及性质。 出口商
B.运输单据
文 件 功 用 负责拟备文者
付货通知单(俗称「落货纸」或出仓纸)(S/O)ShipperOrder 这是说明货物详情及付货人各项要求的文件，是拟备其他运输单据(如提单、空运提单等)所需的基本文件。 付货人/运输公司
码头收货单或大副收据 (D/R)DockReceiptorMatesReceipt 这是确定码头/货仓已收妥待运货物的收据。码头收货单是拟备提单所需的文件，但不是处理付款事宜时按法律规定必须具备的文件。 航运公司
提单(B/L)BillofLading 这是货品拥有人与运输公司之间的合约。顾客通常需要提单的正本，以证明货品属他所有，有权提取货品。提单分两种：不可转让的直接提单，以及可转让或付货人指示提单(亦是所有权证明文件)，后者可在货物过境时买卖或交易，以及用于多种融资交易。 航运公司
运输商提单(拼箱提单)HouseBillofLading(Groupage) 这是由货运代理商发出的提单，很多时都不是所有权证明文件。付货人如选用运输商提单，应在采用信贷服务前向银行说明是否可接纳作信用证用途。与个别托运相比，拼箱提单的优点包括包装较少、保费较低、过境较快、损失风险及费用较低。 货运代理行
海运提单SeaWaybill 这是货物收据，内含付货人与航运公司之间的运输合约。海运提单是不可转让的文件，并非所有权证明文件。 航运公司
空运提单(AWB)AirWaybill 这是用于空运货物的一种运货单。空运提单说明运输的条件，作为交付货品的收据，但不是所有权证明文件或可转让的文件。 航空公司
运输商空运提单(HAWB)HouseAirWaybill 这是空运代理行发出的空运托运单，提供货物说明及纪录，但并非所有权证明文件。 货运代理行
货运担保ShippingGuarantee 这是通常由航运公司预先印备的表格，由进口商银行向航运公司担保交还运输文件正本，顾客便可凭这文件提货，而不必出示提单正本。这文件通常与信托收据一并使用，以保障银行对货物的控制权。 进口商银行/航运公司
装箱单PackingList(sometimesaspackingnote) 列出运输所需的资料，例如发票、买方、收货人、原产地、航班日期、装货港口/机场、卸货港口/机场、交货地点、装运标志/货柜编号、货品重量/体积，以及全部有关货品的详情，包括装箱资料。 付货人
C.财务文件
文件 功用 负责拟备文件者
跟单信用证(D/C)DocumentaryCredi 这是按买方要求开立的银行文件，证明开证银行向卖方保证，只要符合跟单信用证所列的具体要求，便会支付某一金额。 开证银行根据进口商的申请
备用信用证StandbyCredit 客户与其银行作出的安排，使客户享有在该银行兑现某一金额内的支票的便利。或出口商与入口商的安排，承诺若然完成不了合约内容，出口商需要赔偿入口商部份损失。这又叫履约保证书。通常用于大宗的交易如原油、肥料、鱼苗、糖及尿素等。 出口商/出口商银行
托收指令CollectionInstruction 这是出口商向其银行发出的指示，授权银行根据合约条款代出口商收款。 出口商
