作为外贸单证人员必须具备如下条件。
(一)思想和职业道德
(1)自觉维护国家、集体和人民的利益，遵守外贸工作纪律和本企业的各项规章制度。
(2)充分认识单证工作的重要性，热爱外贸单证本职工作，责任心强，对工作一丝不苟、细致、谨慎，能保证及时、安全收汇。
(3)具有良好的合作意识，搞好本单位和本企业外有关部门的关系，相互支持，从全局出发，正确处理有关事宜，
(4)勤奋工作，精益求精，努力学习，积极进取。
(二)专业知识
(1)掌握我国对外贸易工作的有关方针、政策和法律。对国际政治、经济、地理、风俗、物产、人文等有较全面的了解。
(2)掌握对外贸易的基本知识，熟悉支付方式、价格条件、各种运输方式和条款以及保险的基本知识。
(3)懂国际结算和汇兑方面的知识，掌握国际现行有关信用证和托收业务的统一管理方式，井能实际运用操作。并且及时阅读国际贸易单证的有关文件及资料，在交涉中能运用自如。
(4)了解与本职工作相关的外汇银行功能和银行处理进出口单证方面的基本知识，以及有关运输、海关、保险、商检、贸促会、银行等部门必要的工作程序，以便协调工作。
(5)熟悉世界主要港口、航线和各种主要贸易国(地区)海关对有关单据的特殊要求和惯例，了解各种运价、保费及银行、商检费用的计算方法。
(三)工作能力
(1)具有独立缮制各种单据(如汇票、发票、箱单、函电等主要单据)的能力，做到所提供的单证内容完整、份数齐全、数据淮确、表面清洁美观、单证一致、单单相符，并能对各种单证进行分类、索引标目、归档保管。
(2)具有正确理解、审核信用证及合同的有关内容，缮制国际结算方面的往来函电的英文水平，并且了解国际、国内有关外贸业务及相关单证环节的最新动态。
(3)中、英文打字熟练、准确。
(4)能运用计算机等操作工具，迅速、准确地进行业务操作，并对价格、运费、保险费、汇率、银行手续等进行运算。
(5)能熟悉电脑制单、制图及操作技能，以适应单证工作日益电子化的需求。
