1、必须是属于增值税、消费税征税范围的货物。
这两种税的具体征收范围及其划分，《中华人民共和国增值税暂行条例》和《中华人民共和国消费税暂行条例》对其税目、税率(单位税额)均已明确。强调要具备这一条件，主要是考虑我国退税以征税为前提这一基本原则，因此，我们讲退税，只能是对已征税的出口货物退还其已征的增值税、消费税税额，不征税的出口货物则不能退还上述“两税”。否则，所退税款就没有来源。免税也只能是对应税的货物免税，不属于应税的货物，则不存在免税问题。那种把出口货物退(免)税视同出口补贴，要求对所有出口货物都予以退(免)税的观点是不正确的。
2、必须是报关离境的货物。
所谓报关离境，即出口，就是货物输出海关，这是区别货物是否应退(免)税的主要标准之一。凡是报关不离境的货物，不论出口企业以外汇结算还是以人民币结算,也不论企业在财务上和其它管理上作何处理，均不能视为出口货物予以退(免)税。
3、必须是在财务上作销售处理的货物。
现行外贸企业财务会计制度规定：出口商品销售陆运以取得承运货物收据或铁路联运运单，海运以取得出口货物的装船提单，空运以取得空运单并向银行办理交单后作为销售收入的实现。出口货物销售价格一律以离岸价(FOB)折算人民币入帐。出口货物只有在财务上作销售后，才能办理退税，这是因为：
目前，我国对出口货物退(免)税的规定只能适用于贸易性质的出口货物，非贸易性质的出口货物，如：向国外捐赠;不作对外销售而在国外展出的样品货物;个人在国内购买、国家又允许自带离境的已征增值税、消费税的货物等是不予退(免)税的。
4、必须是出口收汇并已核销的货物。
将出口退税与出口收汇核销挂钩可以有效地防止出口企业高报出口价格骗取退税，有助于提高出口收汇率，有助于强化出口收汇核销制度。
出口货物只有在同时具备上述四个条件情况下，才能向税务部门申报办理退税。否则，不予办理退税。
