在接运时，如发现外包装有破损等不正常情况、或到货数量不符、唛头标记不符、安放位置不对等异常情况，应及时向理货部门查询和索取理货残损签证或溢短签证，如无理货签证，则应向港区、车站、机场等装卸部门索取商务记录或事故记录，并及时与出入境检验检疫机构、保险公司等取得联系。以便鉴定人员尽快赶到现场，根据第一手资料，客观准确地判明落实致损原因，为收货人日后获取良好索赔效果提供有力保证。
下面介绍4种运输方式的进口货物发生残损时应索取的证明文件：
（1）海运进口货物发生外包装残损，应向装卸公司商务部门索取理货签证，若无理货签证，装卸公司商务部门应出具商务记录或事故证明等书面证明，收货人或货运代理人在未取得上述证明材料前，不应提取货物。作为鉴定人员除参阅上述资料外，还应查阅提单上有无残损批注，以便能准确判断致损原因。
（2）陆运进口商品发生外包装残损，应向到达站运输部门查询，在国境线运输部门交接时有无商务或事故记录，若无上述记录，到达站运输部门应向提货人出具有该残损状况的商务记录或其他证明。鉴定人除应了解上述情况外，还应及时查阅运单，以便落实致损原因。
（3）空运、邮运进口货物发生外包装残损，提货人同样应向空运、邮运部门索取事故或商务记录，或者要求空运、邮运部门在注明破损的货运单上签收，才可提取货物。
（4）到货有残损，收、用货单位在内地、口岸又无代理人的，应由代理接运部门代向口岸出入境检验检疫机构申请验残，由口岸出入境检验检疫机构查明致损原因，分清残损责任，初步检验残损程度后办理易地检验手续，联系到货地的出入境检验检疫机构，在货到后继续进行鉴定工作，鉴定结束后函告具体结果，由口岸出入境检验检疫机构综合结果对外出证。属于上述情况的进口商品，内地出入境检验检疫机构一般不直接接受申请验残。
进口保险货物发生属保险公司的保险责任范围内的残损短少，业经保险公司或其指定的鉴定机构鉴定后，被保险人应附必要的索赔单证（正本保单、发票、装箱单、提单及其他有关运输单证、磅码单或修理配置费凭证、第三者责任方的签证或商务记录、以及向第三者责任方索赔的来往函件等）按下列途径向保险公司办理索赔。
（1）海运进口货物的损失向提单证明的卸货港保险公司索赔。
（2）陆运进口货物的损失向运单证明的目的地保险公司索赔。
（3）空运进口货物的损失向国际运单上注明的目的地保险公司索赔。
（4）邮运进口货物的损失向国际包裹单上注明的目的地保险公司索赔。
