2、所有发运的快件都需要提供运单，运单要求发件公司加盖公司印章。运单要提供发件人和收件人的资料。特别是收件人的资料必须真实准确：包括收件人的名称、地址、邮政编码（去美国的尤为重要）、电话、传真、联系人姓名等。错误的地址和电话将影响派送。运单还需要填写件数、重量、品名、海关申明价值等。运费到付必须在运单上注明，"C.O.D."的红色标签，并注明到付运费金额。如未注明到付金额，将会按照公布的到付运费标准向目的地收件人收取。如未注明"运费到付"会按预付派送，向发件人收取。关税要确定是收件人支付，还是发件人支付，关税预付要支付手续费。如购买网络服务商的保险请在运单上注明。如购买太平洋保险、美亚保险不要标注在运单上面。快件一般不接受"P.Ｏ.Box＂的地址。
3、快件有重量和尺寸的限制，一般单件重量应小于50公斤，长度不超过110cm。如有超重、超长的快件请提前声明，便于预先订舱，安排机械装运等。一些国家（如英国、以色列、菲律宾等）规定单件重量应小于30公斤。
4、目的地海关限制的进口物品，或需要收件人提供清关文件的物品，需要收件人协助办理清关。目的地海关对进口快件征收关税和收取其他费用，应由收件人支付（关税预付的除外）。
5、交接清单：内容包括收货日期、收货时间、交接单位、服务类型、单号、件数、实重、材积重、品名、国家、运费、结算方式、备注、发货人签名、收货人签名等内容。备注一般注明发件人的特殊要求。该清单属于发货人与收货人之间的证明，双方签字盖章，作为凭证。
