(1)授权代办人以委托人的名义在 港口 办理接交代运工作;
(2)向代办人提出长期或临时委托。长期委托的委托期一般为3年,届时如双方未提出异议,委托书有效期可自动延长3年;临时委托则以委托书注明的期限为准,合同项下货物代运完毕,即委托人确认收到货物,代办人确认收到全部费用,该委托书即视为终止。
基本程序是:
一、签定委托协议书。委托人和代办人签订《 海运 进口货物国内代运委托协议书》作为接交、代运工作中双方责任划分的依据。
二、寄送货物装船通知及提单。委托人收到国外发货人发出的货物装船通知后,立即转告代办人。同时,国外发货人按贸易合同确定的交货地向货运目的港的我 港口 所在地的对外贸易运输公司发送货物装船通知及提单。
三、送交有关 单证 。委托人通过结汇银行对外付汇、赎单后,在货物到港之前,按照代办人的要求,将代运依据中所提及的一切有关 单证 送交目的港的对外贸易运输公司。
有关 单证 包括:
(a)合同副本,(二份);
(b)正本提单;
(c)发票(二份);
(d)装箱单(二份);
(e)品质证明书(二份),
(f) CIF 条件到货的保险单;
(g)进口货物许可证(原件);
(h)减免关税证明(原件);
(i)归口管理部门出具的批准文件(原件);
(j)装船通知;
(k)属于危险品的,还应提交危险品品质证明书等。代办人收到委托人提交的单据、证件,于货物抵港后,按 海关 、商检,动植物检疫等有关部门的规定,办理进口报关、报验手续。
四、发出到货通知。在进口货物船舶抵达国内港口联检后3日内,代办人港口机构填制《 海运 进口货物到货通知书》,寄送给委托人或由委托人指明的收、用货单位。委托人或收、用货单位收到到货通知书后,对该通知书逐项核对,如发现内容有误,用电报通知代办人港口机构纠正。如属于同一张提单内货物需要分运几个地点,则须告知代办人港口机构,由代分人港口机构根据港口条件酌情受理。
五、接货。代办人港口机构收到委托人或收、用货部门对到货通知的反馈后,根据委托人的授权代办加保手续和选择运输方式。在货物由港口发运后,另以承运部门的提货通知(运单)或《发货通知书》,通知委托人或收、用货单位据以收货。代运货物到达最终目的地时,收、用货单位与承运部门办理交接,查验铅封是否完好,外观有无异状,件数是否相符,是否发生残、短。如发现残、短,收、用货单位须及时向承运部门取得商务记录,于货到10日内,交代办人向责任方办理索赔。如发现国外错装或代办人错发、错运、溢发,收、用货单位须立即采取措施,妥善保管货物,并及时通知代办人。