对于那些要求非常具体的货主,货运商在看到此类货盘信息后必须慎重对待,一定要及时报价。为了增加报价的吸引力和说服力,在回复新货主时,除了在邮件中回复客户关心的问题,最好同时将公司的其他情况和公司的网站介绍给该货主,让新货主更全面、更透彻的了解公司。
一般来说,对询盘的回复一定要快,要争取在第一时间与客户联系,抢占先机。但是,光“快”还不够,还要“准”。货运代理商向货主回复邮件时,要尽量遵循以下五大要诀:
准确:要将报价信写得很清楚,首先要正确理解来函的准确意思,如有不清楚的地方,应立即去函向客户询问了解,切忌一知半解;其次,货运代理商要将自己的意思表达的清楚准确,将自己公司的情况介绍清楚,多使用有说服力、准确的数据,切忌使用模棱两可或含含糊糊的词句。
全面:一方面要全面彻底的回答货主要求的方方面面,包括货主提出的所有的问题;另一方面,邮件本身的结构和内容也要完整。很多人书写邮件时喜欢即兴发挥,往往内容简单,结构松散;有时还在邮件中使用网上流行的符号和缩写,这在正式的信件往来中是不可取的。
具体:给货主回复的报价及相关信息越具体,就越能方便货主做出决策。
清楚:邮件也应像传统的书信一样,不论是版式还是语句都应简洁明了,少使用难懂的词语或表达。
礼貌:礼貌的重要性自不用说,但商务礼貌与日常礼貌是有区别的,要多使用正常的表达,少用口语语气;尊重对方的风土人情、禁忌和宗教信仰;人称表达上要尽量少用第一人称,多用“您”,以表示尊重对方,用第一人称时要用“我们”代替“我”等等。很多货主在选择货代,特别是准备长期的伙伴时,特别注重货运代理商是否专业,除了业务、行业知识丰富外,一封地道的报价邮件也能显示货运代理销售人员的“专业功底”,提升企业形象。
