一、请购
○各项材料的请购部门如下：?
(一)常备材料：生产部
(二)预备材料：采购部?
(三)非常备材料：
订货生产用料：生产部
其他用料：使用部门或总经理、董事长直接需采购的
○“物资采购计划单”的开立?
(一)请购部门应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立“物资采购计划单”，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经总经理审核后编号(由各部门依事业部别编订)，送采购部。
(二)需用日期相同或属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以“物资采购计划单”附表，一单多品方式，提出请购。
?
(三)紧急请购时，由请购部门于“物资采购计划单”"备注栏"注明原因，送采购部并提醒注意。
(四)材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于“物资采购计划单”上注明"试车检验"及"预定试车期限"。?
(五)庶务用品由办公室按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“物资采购计划单”提出请购。
○免开“物资采购计划单”部分?
(一)下列总务性物品免开“物资采购申请单”，由董事长批准委托办公室办理，其列举如下：
贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。
招待用品：饮料、香烟等。
书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。
打字、刻印、报表等。?
(二)零星采购及小额零星采购材料项目。
附注：
（一） 各部门要以半月为周期制定物资需求计划，经部门主管核批后，报呈总经理批准。
（二） 各部门要在每年12月15日之前做好下一年度的生产线或设备修理、物资需求计划，亦经部门主管核批后，报呈总经理批准。
（三） 对于紧缺、急用物资，应至少提前2日、持总经理核批后的“物资采购申请单”与采购部取得联系，以便及时备货、保证使用。
（四） 尽量避免当日使用，当日采购，一定要做到提前采购。
二、物资采购管理
（一）由总经理批准的计划单下达给采购部。
（二）采购部持计划单或临时采购计划逐一核对库存，然后根据计划与库存情况，填写“物资采购申请单”，部门经理核签后转总经理（附“物资采购计划单”）审批。
（三）采购部按总经理审批后物资采购申请单进行采购程序。
三、采购程序
(一)比价、议价
采购员在采购时对同一种商品应至少比价三家以上。
采购员通过电话、传真“询价单”、E—mail、实地考察等方式进行寻价、比价、议价。
采购员要如实、认真、工整、逐项填写“比价表”，不得虚填，不得空项，无法填写的应在“备注”栏内注明。
采购员将比价结果，连同书面分析报告即时随时转交部门经理。
部门经理对比价表核价、审查完毕后签字确认，呈总经理审核批准后复印一份交采购部。原件整理存档。(此条仅对重要原材料或是数量金额较大的订单)
(二)根据比价、议价结果选定合适的供方,采购员需要求供方提供税务登记证、营业执照、机构代码证等,便于合格供应商的评定.
(三)每次采购都需要有本公司采购订单或供方拟定合同,便于管理和保护本公司利益.采购订单包括采购物品规格数量、总价、付款方式、运输方式、到货时间、包装标准、验收方法、开票资料、违约责任等
注:
1.如果需提供样品的,采购部需发样品订单(具体条例参看第四条样品采购程序)
2.付款方式,采购员要与部门经理商议后决定;对于首次合作或是金额较大的订单,由部门经理与董事长、总经理商议后再通知采购员办理.款到发货的需填写“办款申请单”交由董事长审批。
(四)订单由双方盖章回传后,采购员开始实行订单事项,并对采购物品进行跟踪,直到采购物到公司仓储,并落实质检单及发票情况
(五)到货之前,采购部应提前一到两天通知仓储准备安排装货位置,并由仓储通知质检部门提前做好化验准备.
(六)货到公司厂门,门卫应及时准确通知采购部,然后由采购部通知仓储,仓储再通知质检安排抽样化验.抽样后需要过磅的,由仓储部门安排人员随送货方同去.
(七)质检结果合格后通知仓储,由仓储安排卸货;卸货时,仓储通知采购部,由采购部安排送货方确保其不得随意在车间、仓储走动
注:若质检结果不合格,质检部出具“特采申请单”,由仓储及时通知采购部,采购部经理根据具体情况安排该供方进行退换货事宜.若由特殊情况,则由采购部经理填写“特采申请单”交由总经理审批后降价或降级使用.
(八)卸货完毕,由采购部确认数量、质量无误后,负责办理出门证或是按订单负责办理运费或是货款.
(九)采购部负责在采购“日常登记表”上记录当日到货情况,及时把采购过程中未完成事项处理好,诸如:发票、月或季结算货款等.
(十)办理入库手续.按照单项业务跟踪负责的原则,由负责该项采购过程人员携本次采购发票到仓库办理入库;部门经理可以安排采购员负责办理入库.按《出入库制度》办理.
(十一)办理入库之后，负责该业务的采购员将入库单及发票交至董事长审批。
