库存管理的任务是用最少的费用在适宜的时间和适宜的地点获取适当数量的原材料、消耗品或最终产品。库存是包含经济价值的物质资产,购置和储存都会产生费用。库存成本是建立库存系统时或采取经营措施所造成的结果。库存系统的成本主要有购入成本、订货费、保管(储存)费用及缺货成本。
⑴购入成本
某种物品的购入成本有两种含义:当物品从外部购买时,购入成本指单位购入价格;当由企业内部制造时,指单位生产成本。单位成本始终要以进入库存时的成本来计算。对购物品来说,单位成本应包括购价加上运费。对于自制物品来说,单位成本则包括直接费、直接材料费和企业管理费用等。
⑵订货费用(或称订购成本)
定货费用是从需求的确认到最终的到货,通过采购或其他途径获得物品或原材料的时候发生的费用。订购成本包括提出订货申请单、分析货源、填写采购订货单、来料验收、跟踪定货等各项费用。主要包括以下因素:
①内部各部人员的费用,如采购、财务、原材料控制与储存人员的工资等。
②管理费用,如办公用品、电话、计算机系统的应用。
订货费用的主要特征是与采购次数直接有关 ,而与订货量的大小几乎无关。因为这个原采购必须制定政策与战略,以便从市场上以最有效的订货批量来进行采购,而不仅仅根根据生产与需求。
⑶保管(储存)费用
保管费用包括:收货、存储和搬运费用。最重要的保管费用是机会成本,就是资金投资在库存上比投资在其他领域的收益哪个更大。保管费用包括:
①存储费用取暖、照明以及仓储建筑物的折旧。
②人员费用库存运行的人力资源。
③库存记录的保存费用管理和系统费用,包括盘点和检查库存。
④安全与保险
⑤库存损坏与废弃
⑥折旧
这些都是可以控制的费用,用来衡量库存过程的管理效率。
⑷缺货成本
缺货成本是由于外部或内部中断供应所产生的。当企业的用户得不到他们的全部订货时,外部缺货;而当企业内部某一个班组或一个部门得不到它的全部订货时,叫做内部缺货。
2.库存控制政策与职能
库存控制就是决定和调节库存物品的种类和数量，使之既不过剩又不缺货。目标是在库存过多和库存过少之间获得平衡。维持较高的库存水平是一个简单地减少缺货风险的方法。进一步说，可以减少订货次数以降低订货费用。但是，保管费用提高了。
另一方面，只维持较低的库存水平是一个困难的决策。这不仅是因为依赖供应商的准时送货，而且提高了订货次数，反过来提高了库存的管理时间与费用。但是管理费用降低了。
库存的范围和深度取决于库存物品的属性(数量、时间、频率、范围、可预测性)、缺货的承受程度、采购费用、库存费用以及采购提前期。库存管理过程包括:确定需求、存货识别与编码、存货分类以及采购提前期管理等过程。
3.库存管理过程
⑴确定需求 —— 需求识别与需求预测
对库存进行管理,首先要进行需求识别与需求预测。
⑵存货识别与编码
要使库存管理更为有效,必须对存货进行识别和编码。
①存货识别与合理化库存中的存货包括很多不同种类的物品, 最容易的识别方法是用起名字或描述性文字。
②存货编码
当数量很多种类很广时,只使用名字和描述性文字是不合适的,容易混淆,所以这时候通常采用编码。采用编码就要开发一个编码系统,制定编码规则。目前,有很多不同的编码体系和编码方式。常见的一种编码方式是对要描述的物品属性,如物品自然属性、物品最终用途、库存地点、供应源以及最终用户进行分组,然后按照一定的规则进行编码。编码方法如组码和条形码
⑶服务水平与安全库存的定义
①服务水平
服务水平是指顾客提出订货要求时,企业能够满足用户需求的可能性。如果整个生产系统在任何时候均能满足全部用户的订货需求,则其服务水平为100%,如果能满足95%的需求,则其订货服务水平为95%,也可以称此时的生产系统的缺货概率为5%。
②安全库存
安全库存可以预防预测与实际消耗之间的差异,以及期望运输时间与实际之间的差异所造成的损失,在补充周转库存时预防缺货。它也是在库存水平上增加一部分以满足不可预见的需求,如不稳定的需求、供应困难以及其他紧急情况。
计算安全库存要以需求因素(包括需求变化、预测不准确和缺货)、供应因素(包括采购提前期变化、采购提前期估计不准确、供应的安全性等因素)、库存策略(包括缺货的危害、物品费用、报废损失、损耗率和空间需求)以及客观条件(包括理货、质量检验、机器工厂布置、零件、工具、检验设备、叉车的流动、工厂和仓库的布置)等因素为基础。安全库存一般可以用提前期需求比例法、某一个特定时间的值以及均差法三种不同的方法来确定。
1)提前期需求比例法
将安全库存表示为一设定的时间段,用该时间乘以该段时间内平均需求量。对大多数物品来说,50%提前期的需要量一般就可以作为一个合适的库存数量。例如:
每日需求=(450/30)=15单位提前期=10天
提前期的需求=10×15=150单位
安全库存=150×50%=75单位
每天15单位的需求与10天提前期的乘积150就是这段时间的总需求。安全库存是这个
数的一半即750这实际是5天的库存量。
这种方法对许多物品来说会导致过多或过少的安全库存,如对于那些有很长的可靠的提前期而且需求相当稳定的物品。用这种方法,如果一个进口产品有12周的提前期,6周的需求量为安全库存,但是如果运输是及时的而且消耗是逐月稳定的,那么安全库存就太大了,这意味着太多的资金占用在非生产性的库存上。对于有很短的提前期而且需求变动非常大的物品,如果有一周的提前期,则安全库存有3到4天的需求量;如果需求变化非常大,安全库存已经不能满足用户的需要了,存在着很高的缺货风险。
2)供应天数法
这种方法是人为指定一段时间的供应量作为安全库存。因为每个月没有足够的时间去检查每种物品的安全库存指标,这种按一定天数供应量计算的安全库存往往需要足够大的安全库存,结果是导致库存量大大增加。例如,某种物品的每天的使用量为1Okg,按5天的供应量作为安全库存时,该物品的安全库存为5Okg(5×10=50)。
3)均差法
