各外贸公司及工贸企业每月向外运公司编报隔月车皮计划，注明去向，并据此进行催证、备货。 办理托运。各外贸公司及工贸企业在收到国外开来的 信用证 并经审核无误后，便可办理托运，即按 信用证 或合同内有关装运款，以及货物名称、件数、装运日期，填写《托运单》并提供有关 单证 ，送交外运公司，作为订车皮的依据。
2. 落实装运车皮
外运公司在收到《托运单》后，根据配载原则、货物性质、货运数量、到站等情况，结合车皮计划，与火车站联系，并由火车站据以向上级铁路分局申请车皮。
3. 提货、装车
外运公司根据装期，代各外贸公司往发货仓库提取货物并运至车站货场，车站凭货运单据将货装车。 收取提单。货物装车完毕，由车站司磅员签发货运单，载明收到货物的详细情况。有条件就地封关的，可由 海关 监管加封，办妥转关手续。外运公司则凭运单签发承运货物收据，即陆运提单。
4. 发出装车通知
货物装车后，外贸公司或工贸企业即可向买方发出《装车通知》，以便买方准备付款、赎单，办理收货。
