编报车皮计划。各外贸公司及工贸企业每月向外运公司编报隔月车皮计划，注明去向，并据此进行催证、备货。 办理托运。各外贸公司及工贸企业在收到国外开来的信用证并经审核无误后，便可办理托运，即按信用证或合同内有关装运款，以及货物名称、件数、装运日期，填写《托运单》并提供有关单证，送交外运公司，作为订车皮的依据。
落实装运车皮。外运公司在收到《托运单》后，根据配载原则、货物性质、货运数量、到站等情况，结合车皮计划，与火车站联系，并由火车站据以向上级铁路分局申请车皮。
提货、装车。外运公司根据装期，代各外贸公司往发货仓库提取货物并运至车站货场，车站凭货运单据将货装车。 收取提单。货物装车完毕，由车站司磅员签发货运单，载明收到货物的详细情况。有条件就地封关的，可由海关监管加封，办妥转关手续。外运公司则凭运单签发承运货物收据，即陆运提单。
发出装车通知。货物装车后，外贸公司或工贸企业即可向买方发出《装车通知》，以便买方准备付款、赎单，办理收货。
(二)托运和承运的一般程序
第一步：了解该站的性质，看自己所要托运的货物有无限制。
第二步：申报计划。申报计划有两种形式，一是月计划，二是日常计划。
第三步：进货。在计划得到批准后，可以向车站提出进货的要求，并申请货位，得到允许后，即可进货。
第四步：报请求车。在货物准备齐了，按批准的月计划和日常计划，每个车皮要提交一份填写好的货物运单，申报日请求车。
第五步：装车。空车皮送到装车地点后，车站即应迅速组织装车。由托运人组织装车的，托运人也应及时组织好，保证快速、安全装好车。
第六步：运送。车辆装好以后，铁路运输部门及时联系挂车，使货物尽快运抵到站。
第七步：交付货物。货物运抵目的地后，收货人凭有效证明文件领取货物。
