一、租船订舱流程
说明：
1、企业填制海过出口货物代运委托单（Shipping Note,S/N）随附商业发票、装箱单等必要单据，委托货运代理订舱，有时还委托其代理报关及货物等事宜。
2、货运代理接受订舱委托后，缮制托运单（Booking Note,B/N），随同商业发票、装箱单及其他必要的单证一同向船公司办理订舱手续。
3、般公司如接受订舱，则在托运单上编号（该号将来即为提单号），填上船名、航次，并签署。同时把配舱回单、装货单（Shipping Order,S/O）等与托运人有关的单据退还给货运代理。
4、货运代理持船公司的签署的装货单及报关所需的全套必要文件，向海关办理出口报关手续。
5、海关进行查验，如同意出口，则在装货单上盖放行章，并将装货单退还给货运代理。
6、货运代理持海关盖章并由船公司签署的装货单要求船长装货。
7、装货后，由船上的大副签署大副收据（Mate’s Receipt ,M/R）,交给货运代理。
8、货运代理持大副收据，向船公司换取正本已装船提单，并支付运费。
9、船公司凭大副收据，签发正本提单并交给货运代理。
10、出口企业向货运代理支付运费，取得全套已装船提单，凭以结汇。
从以上流程来看，与出口企业有关托运单据主要为活动出口货物代运委托单（Shipping Note,S/N）；对货运代理而言，还涉及托运单（Booking Note,B/N）.
二、海运出口货物代运委托单的内容和缮制
海运出口货物代运委托单（以下简称代运委托单）是出口企业和货运代理之间委托代理关系的证明文件，也是用以结汇的提单出具的依据之一。出口企业填制该单据时，必须根据合同及信用证的有关规定，并结合实际货物情况向货运代理作详细说明。
（一）代运委托单无统一格式，填制代运委托单时应注意：
1、 代运编号：出口企业与货运代理间商定的对口编号，一般为出口发票编号。
2、 委托单位编号：一般为委托单位的海关编号。
3、 国别：即目的港所在国家
4、 件数及包装式样：一般杂货以件数作数量单位，如XX包，如一批货物有两种或两种以上的包装形式，需标明每种包装的数量和各种包装相加的总数，如250木箱（Wooden Cases）和450纸箱（Cartons），总个数为700件（Packages）.大宗散装货应注明吨数和散装（In Bulk）字样，如“1000公吨散装”。
5、 货名：中英文都填，英文应根据信用证或合同规定填写，是制作提单的依据。
6、 毛重，净重（公斤）：填写实际货物的总毛重和总净重。
7、 成交价格：填写成交的贸易术语。如：CIF
8、 托运人：按信用证规定填写，一般为信用证的受益人，即出口商。
9、 收货人：按信用证规定填写。一般为“To Order”或“To Order of XXX”
10、通知人：按信用证规定填写。若信用证中未作具体规定，则一般正本留空不填，副本为信用证的申请人
11、需要提单份数：按信用证规定填写。若信用证规定为“全套”则填：3份正本，2份副本。
12、运费支付：填写信用证规定的“Freight Prepaid”（运费预付）或“Freight To Collect”（运费到付）。
13、代发装船电报的电挂，地址：一般为买方的地址，电挂。
14、特约事项：（1）填写信用证中对提单的内容的特殊要求。
( 2）填写委托人对货运代理的要求。例如：告知代理人货物在装运港的存放地点及与有关仓储单位的联系方法等。
15、装船情况：委托人不填。
三、托运单
海洋运输目前有两种方式，一种是散货运输（包括件杂货物运输和大宗货物运输），另一种是集装箱运输，分别使用不同格式的托运单。
（一） 散装运输托运单
1、散装运输托运单是在装货单（Shipping Order）和大副收据（Mate’s Receipt）基础上发展而成的一种多功能单据，一般为一套十联（沿海各大港口不尽相同，如上海为一套九联，天津为一套六联），长短联配套使用。
第1联 船公司留底。
第2联 运费通知（I）：船公司凭以向托运人收取运费。
第3联 运费通知（II）：船公司财务留底。
第4联 装货单。
第5联 收货单（大副收据）
第6联 货运代理留底。
第7、8联 配舱回单，其中一联由货运代理在船只配定后退给出口企业。
第9联 货主留底。
第10联 缴纳出口货物港务费申请书，港务部门留存。
期中，6，7，8，9联为长联
2、填制托运单时 注意以下问题：
（1） 托运单的填制要根据出口商（托运人）制作的代运委托书的内容。
（2） 托运人为提单的发货人（Shipper），一般即出口商。
（3） 编号船名即提单号和所配载的船名航次，由船公司配载后填写。
（4） 备注栏可填写对运输和单据的特殊要求。如：提单上需注明的目的港代理的名称，地址、联系电话等。
（5） 长联内容中要求注明的金额为信用证或合同金额。
