货物委托书上需注明发货人、收货人、目的地、预配航班日及航空公司、目的地、件数、重量、体积以及运价。(是托盘货物的话，需提供托盘的长、宽、高尺寸。因货机的托盘尺寸，所有板长度不能大于3.08m，低板的高度不能超过1.6m，中板的高度不能超过2.4m，高板的高度不能超过2.9m，所有板宽度不能超过2.3m，若超过以上尺寸，只能申请特殊板20英寸板，相当于两块高板的大小，20英寸板不能装在客机里，只能装在货机里。若到目的港头程是货机，二程及三程是客机的话，需用20英寸板的货物还是不能转运，如去南美、非洲很多飞机二程都是客机，不能转运特大货物。
2.单证
报关资料需有A:报关单（必须提供），B:核销单（必须提供），C:报关委托书（必须提供）D:发票invoice（必须提供）E:装箱单packinglist（必须提供）F:换单凭证/电子转单信息（有的商品出口需中国商品质量检验检阅处查证的商品质量合格证明，根据是否需要再提供）G:许可证书（出口货物有配额限制的要提供）H:其他根据需要提供（若货物是化工品的，报关还要提供化工品情况说明及药典证明，化工品情况说明是主要说明化工品成份的，药典证明是说明此化工品是在药典里记录在册的）。
3.定仓
配第二天的飞机一般要求货单最迟在当天下午2点以前必须到达机场，因为海关一般要求在下午2：30点以前必须把报关信息预录到海关电脑系统里。当天报关，当天下午的飞机，通常叫做现场，做现场的货物一般要求上午9点左右货单送入机场，因为上午报好关后要配下午的飞机，晚上9点以后的飞机货最迟在下午1点左右货单送到机场。特别急的货物，为了配上最快的航班，在单已到机场时，货物还未入仓库，可先去报关，这种做法叫做预报关，预报关是按客户报过来的重量打在提单上去报的，所以要求报过来的重量与实际进仓库的重量误差率控制在3％以内，误差太大会影响交货及核销。预报关的货物必须在飞机起飞前6小时送入仓库。货入仓库后我司操作把客人实际到仓库后秤出来的重量与体积报给客人确认，客人有要求的，可传真仓库入库单给客人。单证到机场办后，机场办可审核客人提供的报关单证内容是否准确，齐全。如有不对、不齐的地方要及时告知客人补过来，重要单据不齐的话还要客人重新寄过来，这样会影响客人预定的航班，原定的航班会延后。
4.安检
报好关后，由仓库拉好载货清单进行交接，交接前先需进行签单。海关盖过放行章的报关整套资料及总运单交东航物流处或货站先签单，签单是指物流处或货站的人确认一下货物的报关单及总运单书面信息，并签字。化工品需提供化工品检定书或DGN报告，化工品检定书或DGN报告是化工研究院出具此化工品符合航空出货要求的证书。主要是指该货物对航空运输无危害性、无毒、非易爆易燃的，并符合包装要求的。不符合要求的属危险品，危险品是专门按危险品的运价及出货方式出货的。现在航空公司对液体一般是禁运的，因为液体易燃及泄漏的。
化工品还要求公司提供情况说明和非危证明，情况说明是由报关单上的经营单位出具的，写明此货物物理化学性质及没有危险性，若有危险性要承担一切法律责任的说明，并加盖公章（情况说明是报关时和单证一起报关用的），非危证明是由化工品鉴定书上的生产单位加盖好公章后和货物一起去签单时和化工品鉴定书提供给东航物流处或货站的签单人员。签好单货物会进行海关的二次放行，即海关所申报的货物在安检前需进行查验。（每票货物都有查验概率，大约为1％－3％，其中1％为布控查验，3％为人工查验）。布控查验是指海关通关时电脑随机查验货物，人工查验是指在安检前的卡口处，海关人员会按一定的机率来抽查货物。货物查验无误海关人员就会放行该货物（货物查验有费用，有统一的收费标准）。货物如和申报不一致的，海关就会扣货，之后会进行处理。（正常查验不会影响货物交接）
货物查验完毕，进行安检及正常交接，安检就像你去座飞机，你的行李需过机器安检。货物一般要求在飞机起飞前5小时过安检机并送入机场物流库（停机坪）或货站（停机坪）。进行正常的打板或装箱，之后货物同飞机按预定时间起飞。
5.打板
低板限量4.5T(4500kg)限体积12m3（航空公司算板重的最低重量不知）
中板限量4.8T或6T(4800kg或6000kg)限体积14--15m3（航空公司算板重的最低重量不知）
高板限量6.5T(6500kg)限体积18m3（航空公司算板重的最低重量不知）
箱子重量在800—1300kg限体积3m3
一块板上，一般是重货与抛货装在一起的，这样可吃抛。
比方说有二票货装在一块低板上，一票是1500KG/2m3，另一票是1000KG/10CBM，那么这2票货装在一块板就吃掉抛了。不吃抛或吃不了抛是因为板上抛货多，重货少。还有像汉莎，芬兰航空等是货是散货交接的，货是有航空公司来装板的，航空公司对每一票货都秤重量，量体积的，是无法吃抛的。有时会碰到这样的情况，飞机上我们是订好舱位的，由于飞机要讲究平衡才能起飞，板太重或太轻会给拉下来，配不上预定的航班。
6.随机
有的货物客人要求随机发票、装箱单、产地证（证明货物原产地的）、熏蒸证明(证明木质包装是不会生虫的)等，是提供给国外客人清关用的。产地证，熏蒸证明一般要求客人用快件寄给收货人，客人一定要求随机的需出具书面包涵（内容大致是如发生遗失，责任客人自负）因为做随机容易遗失，发票、装箱单弄丢了，补个复印件可清关，但产地证，熏蒸证明，一定要正本才可清关，所以弄丢了较麻烦。出代理的货物一般要求附上分运单。
7.运单（总运单/分单）
A。总运单一般一式十二份，总运单是一级货运代理公司向航空公司领取的，由一级货运代理公司根据托书内容及到货数据打印的。总运单的第一联出货联（shipper）给出货人，第一联可以空白不打，有一联是财务联是留给起始港航空公司的，作为航空公司与一代结算运费用的依据，其他很多联（包括收货联consignee，国外清关用的）是随飞机去目的港的，如出总运单，目的港海关凭总运单清关。
B。出分运单
出具分单的空运货物肯定是货运代理公司的货，很多为同行货，航空公司主单上的收货人一般都是货运代理公司的海外代理公司。客人会提供分运单叫我们做随机，我们销售员接来的直客货，一般我们有代理的，我们都可出分运单，我司出分运单时，总运单上打的发货人是力拓公司，收货人打的是我们海外代理公司，货到了国外后，航空公司会发到货通知给我们海外代理。分运单上打的发货人是客人托上的实际发货人，收货人也是客人托书上的实际收货人，分运单与总运单也一起随机，海外代理拿到分运单后会按分运单上的收货人或通知人联系目的港客人，一般情况,收货人就是通知人，出分运单的，海外客人凭分运单去清关。
